Numérisation, automatisation, stockage et restitution

Dans une entreprise, un processus (ou « flux de travail ») réside sur la transmission d’informations, d’un collaborateur à un autre, en vue d’un ensemble de traitements répondant à des règles de gestion établies. Lorsque ces informations sont capitalisées dans un document, on peut parler de « flux de documents de travail » ou de « flux documentaire ».

La dématérialisation des documents et l’automatisation des processus est un projet dont le but est d’optimiser les processus en augmentant la vitesse de traitement de l’information (éviter les opérations manuelles), en diminuant les coûts (réduire les frais liés à l’usage des consommables et à l’affranchissement) et en garantissant la fiabilité des données (effectuer des contrôles systématiques).
Ce projet s’organise autour de 3 axes : numérisation du document, automatisation du workflow et stockage de l’information.

Convertir le document papier en fichier numérique

Le document de travail du processus peut être physique (format papier), numérisé ou nativement numérique.
Pour exploiter le contenu d’un document sur support papier, il faut effectuer les opérations suivantes :

• 1- scanner le document au format papier (ou numériser) : le document papier est converti en données numériques pouvant être prises en charge et traitées par des dispositifs informatiques. On utilise habituellement un scanner ou une imprimante multifonctions.
• 2- extraire l’information du document numérisé : les données numérisées ne sont pas exploitables telles quelles, elles traitées par un logiciel qui permet d’interpréter le contenu textuel. En général, ce sont des logiciels basés sur le procédé de la LAD (Lecture Automatique de Documents).

LAD, RAD, OCR et IRC

La LAD est un ensemble de technologies ayant pour but d’extraire de manière automatisée différentes informations contenues dans un document numérisé :

• - RAD : reconnaissance automatique de documents qui permet de distinguer un type de document d’un autre en s’appuyant sur des critères définis.
• - OCR : reconnaissance optique des caractères (ou vidéocodage ) qui permet de détecter les formes et d’en déduire le caractère alphabétique correspondant.
• - IRC : reconnaissance intelligente de caractères qui permet de distinguer des caractères manuscrits.

Faciliter la circulation de l’information

Le workflow décrit le circuit de validation, les tâches à accomplir entre les différents acteurs d’un processus, les délais, les modes de validation et fournit à chacun des acteurs les informations nécessaires pour la réalisation de sa tâche.
L’automatisation du workflow facilite la circulation de l’information en se basant sur plusieurs méthodes :

• - le routage automatique du document vers le collaborateur approprié pour solliciter une action en fonction de son attribution et de l’étape du processus de traitement.
• - l’affichage de messages de rappel ou l’envoi de mails de notification pour s'assurer qu'une tâche ne reste pas indéfiniment en attente.
• - la gestion des absences de bureau pour transférer automatiquement les tâches à une personne désignée comme « remplaçante ».
• - le contrôle des données pour assurer que les informations répondent aux règles d’approbation et de gestion définies pour chaque étape du processus.

Exploiter l’information à long ou moyen terme

Les informations transmises au cours du processus sont stockées et conservées en vue d’une exploitation à long ou moyen terme, notamment pour la diffusion ou la restitution des résultats à l’issue d’une recherche par critères.

Il existe différentes solutions de stockage et d’archivage de l’information :

• - SGBD : Système de Gestion de base de Données
• - GED : Gestion Électronique de Documents
• - SAE : Systèmes d’Archivage Électronique
• - ERP : Enterprise Resource Planning (ou PGI - Progiciel de Gestion Intégré)

Sur le marché, il existe plusieurs solutions pour chacun des axes abordés. Il faut choisir la solution la plus adaptée en fonction du budget, du type de document (factures, fiche de paie, etc.) et du système d’information existant.

Étudier la faisabilité du projet de dématérialisation

Un audit est une expertise du mode de fonctionnement et de l'organisation d'une société (ou d'un service), effectuée par un professionnel indépendant et impartial, qui consiste à en évaluer la conformité (selon les règles établies), identifier les éventuelles défaillances et proposer des solutions adéquates en vue de son amélioration.

Le but de l’audit d’un flux de travail est d’étudier la faisabilité d’une démarche de dématérialisation des documents et d’automatisation des processus métier. Il s’agit d’analyser la viabilité et les implications économiques et organisationnelles d'un tel projet dans votre entreprise.

Zendoli vous propose son expertise

Même si les principes et les objectifs de la dématérialisation sont invariables, chaque projet de dématérialisation est unique.
Chaque entreprise aura un besoin spécifique en fonction de sa taille ou de son secteur d’activité. Une PME/PMI se satisfera plus aisément d’une solution « tout-en-un » tandis qu’une grande entreprise aura plutôt recours à un outil sur mesure.

Zendoli FT vous propose de réaliser l’audit de vos flux de travail afin d’identifier :

• - les documents impliqués
• - les critères de recherche / classement d’un document
• - les étapes du processus
• - les collaborateurs
• - l'architecture technique
• - les impacts d'une gestion dématérialisée
• - les solutions logicielles adaptées

Déroulement de notre audit

Chaque projet de dématérialisation doit être adapté au contexte propre au processus concerné : l’environnement technique, les collaborateurs (profil et implication), le budget consacré, les objectifs à atteindre, etc.

Le but de notre audit est de comprendre les flux documentaires dans l'ensemble de l'organisation et obtenir les informations nécessaires afin de prendre les bonnes décisions. Pour cela, nous intervenons par étape :

• - analyse des documents de travail pour définir les besoins fonctionnels
• - entretiens individuels des acteurs du processus pour valider les besoins fonctionnels
• - visites des locaux (ou interview d'un interlocuteur dédié) pour définir l'environnement technique existant
• - proposition de solutions clé en main ou sur-mesure