Les trois modes de facturation :

• 1- La facturation simple : l’envoie de factures est réalisée sous forme de fichier électronique entre le fournisseur et le client, la preuve juridique de cet échange reste la facture papier

• 2-La dématérialisation de factures papier (e-facture) qui consiste à transmettre une facture par une solution de scanning avec une lecture automatique du document à la réception. (voir: Les factures non structurées ).

• 3-La facture électronique : Pour qu'une facture soit considérée comme une facture électronique, elle doit être non seulement émise, mais aussi reçue sous format électronique , ce qui implique normalisation des échanges de données (voir: Les factures structurées ).

Deux types de factures électroniques :

• 1-Les factures structurées . Celles-ci sont émises en respectant différentes normes d'échange de données informatisé, reconnues par l'administration fiscale. Elles correspondent à différents formats respectant la norme EDI (ex :EDIFACT, VDA, Ainsi), XML ou autres formats similaires (SAP).

• 2-Les factures non structurées. Celles-ci sont envoyées sous un format électronique non modifiables. Les formats les plus répandus sont PDF et JPEG. . A noter que certains formats non structurés (Word/Excel) sont à éviter, compte tenu de leur caractère modifiable et donc discutable. Pour répondre à la réglementaires fiscale, ce type de factures doit :

• -Comporter une signature électronique,
• -Être conservé dans son format original

Dématérialisation des facture le 1er janvier 2017

D'ici 2020, toutes les factures entre l’Etat et ses fournisseurs seront dématérialisées. depuis le 1er janvier 2012, tous les fournisseurs ont la possibilité de transmettre leurs factures dématérialisée.

Aujourd’hui, l’objectif est de généraliser ce dispositif et de l'élargir aux établissements publics et aux collectivités territoriales.

À partir du 1er janvier 2025 : obligation en émission aux entreprises de taille intermédiaire
1er janvier 2026 : obligation en émission aux petites et moyennes entreprises et microentreprises .

Généralisation progressive de l’obligation

- 1er janvier 2017 : Obligation de dématérialisation des factures pour les grandes entreprises et les fournisseurs publics. (plus de 5.000 salariés)

Généralisation progressive de l’obligation en fonction de la taille des entreprises concernées :

- 1er janvier 2018 : pour les entreprises de taille intermédiaire. (entre 250 et 5000 salariés)
- 1er janvier 2019 : pour les petites et moyennes entreprises. (entre 10 et 250 salariés)
- 1er janvier 2020 : pour les entreprises de  (-10 salariés)
- 1er janvier 2025 : pour les microentreprises  (1 salariés)
- 1er janvier 2026 : pour l'ensemble de entreprises

Les avantages :

• - Gain de temps, productivité : les tâches sont automatisées, il y a moins d’interventions manuelles. Ce n’est plus à l’utilisateur d’aller à la recherche du document, mais c’est le document qui vient directement vers l’utilisateur. Le service RH ; peut alors se concentrer sur le cœur de leur métier.
• - Réduction des coûts : les informations et documents sont éditables et consultables au format électronique, il y a une forte diminution de l’usage des consommables, du matériel d’acquisition/restitution d’image (scanner, imprimante) et, parfois, de l'affranchissement (envoi par courrier). Tendre vers le zéro papier
• -Conformité légale
• -Fiabilité du processus, cohérence des traitements : toutes les étapes du processus sont suivies à la lettre et les contrôles automatisés sont scrupuleusement appliqués sur les informations saisies.
• -Gain de mobilité : en général, la solution est une application accessible via un navigateur web (Internet Explorer, Firefox, Opéra, Safari, etc.), à partir de divers supports (PC, tablette, smartphone). Vous pouvez y accéder à tout moment, même pendant vos déplacements professionnels.

Les inconvénients :

• - Sécurité des données : risque de perte des informations et des documents suite à une attaque malveillante. Il faut donc bien veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise.
• 
  - Espace de stockage : à mesure que le volume des données augmente, il faut du matériel performant et modulable, et se tourner vers des serveurs qui présentent un coût supplémentaire.
• 
  - Gestion des anomalies et des incidents : si vous constatez une erreur dans le traitement de l’information ou du document, vous devrez faire appel à un prestataire de services informatiques. Zendoli vous propose une solution tranquillité pour faire vivre votre solution dans la durée. Vous pouvez souscrire à un abonnement de service vous permettant de faire appel à Zendoli pour tout besoin de support, avec un contrat de TMA (Tierce Maintenance Applicative).

Dématérialisation : une solution pour vos facture

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Même si les principes et les objectifs de la dématérialisation sont invariables, chaque projet de dématérialisation est unique.
Chaque entreprise aura un besoin spécifique en fonction de sa taille ou de son secteur d’activité. Une PME/PMI se satisfera plus aisément d’une solution « tout-en-un » tandis qu’une grande entreprise aura plutôt recours à un outil sur mesure.

Facture au format Excel, PDF ou Word ?

L’un des workflows de votre entreprise repose entièrement sur un document (Classeur Excel, fichier PDF, document Word). Zendoli vous propose de passer à la dématérialisation de votre facture et l’automatisation de votre processus de facturation.

Pas besoin de rédiger un cahier des charges, votre document tient lieu de cahier des charges ; sauf si vous souhaitez y apporter des modifications. Il suffit de nous transmettre le document que vous souhaitez numériser.

Notre équipe fera une analyse de vos documents afin de vous faire une proposition de maquette et une estimation de charges.